Qué pasa después de la capacitación? Ideas sencillas para implementar

Como comentamos en la entrega anterior (Ver entrada), es clave lo que ocurre después de una capacitación para asegurarnos que las nuevas habilidades o conocimientos sean puestos en práctica o utilizados de la forma en que se planificó inicialmente. No es esta una idea nueva, ni algo que desconozcamos en el mundo de la formación, pero a veces la falta de recursos, tanto económicos como de tiempos, resultan obstáculos para asegurarnos un adecuado nivel de transferencia a la práctica del programa de formación, lo cual hace que la inversión en el mismo tenga un retorno muy bajo.

A fin de brindar un poco de luz sobre este punto, me propuse recopilar algunas experiencias y mejores prácticas sobre herramientas que pueden utilizarse luego de la capacitación, la mayoría sencillas o de bajo costo.

No serán “million dollar ideas” pero creo que puede servirles.

·         Recordatorios: una buena práctica suele ser enviar a los 30 y 60 días de la capacitación breves recordatorios de ideas fuerza del programa. Idealmente, debemos pensar en enviar un mail breve, de un máximo de 5 a 10 líneas, con no más de 2 ideas, y que brinde al participante una idea clara de cómo podría estar aplicando lo visto en el curso.

Consejo: Procuren redactar los recordatorios antes de realizar la capacitación, de modo que a los 30 días solamente deban apretar enviar en un mail. Si no lo hacen antes, es posible que nunca puedan hacerlo.

·         Comunidades de práctica: Muchas veces las empresas no realizan seguimiento a las capacitaciones porque implica recursos adicionales que no suelen estar disponibles. Una buena idea en estos casos, es generar comunidades de práctica entre los participantes del curso. Una propuesta simple es generar reuniones algunas semanas después del curso, de entre 1 y 2 horas de duración, en el cual cada uno cuente como pudo aplicar lo visto en el curso.

Consejo: Si bien en algunos casos los grupos automoderados funcionan, al inicio suele ser una buena idea incluir un facilitador que ordene la discusión. El facilitador no debe saber ni discutir sobre el tema, sino simplemente ordenar la discusión.

·         Presentación de 5 minutos: En capacitaciones en las que asiste una  persona del área, solicitar que la persona brinde una presentación de 5 minutos a sus compañeros de área o sector, señalando que fue lo mejor de la actividad, como se modificó su trabajo/actividad y que resultados obtuvo y piensa obtener. De esa forma, se está generando un compromiso de presentar al resto su aprendizaje al tiempo que se compromete por resultados futuros.

Consejo: Para asegurar que este paso se cumpla, sería ideal que el jefe o recursos humanos pueda asistir a la presentación. En caso de no ser posible, podemos pedir al participante que previo a la reunión preparé una minuta de los temas que desarrollará.

·         Plan de Acción: No por conocido deja de ser uno de los aspectos más importantes de la capacitación, el cual debe responder a la pregunta “Y ahora qué hago con esto?”. El Plan de Acción debe ser conciso, no más de 2-3 objetivos, indicando lo que se propone lograr, como se medirá que se logró y el tiempo en el cual se cumplirá.

Consejo: Para que un Plan de Acción se cumpla, es indispensable que el jefe del participante lo lea y esté de acuerdo. Dado que lo que no se mide no se hace, si nadie mira ni se interesa por el Plan de Acción, el mismo caerá en un cajón y no tendrá ningún efecto.

·         Premiar los logros: Uno de los motivos por los que la gente actúa es porque alguien se lo exige. El otro? Porque pueden recibir una felicitación o reconocimiento por hacerlo. Sin entrar en un sistema de incentivos complejo o costoso, el simple reconocimiento para aquellas personas que “lo están haciendo bien” aplicando lo visto en el curso y logrando resultados, suele servir como un generador de motivación poderoso. Para hacerlo, pueden implementar un método para que la gente pueda contar que cosas hizo diferentes gracias al curso y que resultados obtuvo. Con una simple mención en un newsletter, o mail al resto de los participantes del curso, no sólo valoraremos su esfuerzo, sino que también incentivaremos a que el resto intente aquello que le ha funcionado a otro.

·         Mesa de Ayuda/Conocimientos Compartidos: Luego de toda capacitación, debe existir alguien a quien las personas que tengan dudas puedan recurrir. Pero esto no debe quedar en una diapositiva de powerpoint a las 6 de la tarde cuando todos los participantes están saludando. Mejor que eso, luego del curso podemos invitar a los participantes a preguntar sus dudas en forma anónima, indicando la dirección de contacto. Aunque no pregunten, los participantes se sentirán mucho más tranquilos de saber que tienen a quien recurrir. En caso de que si existan preguntas, en la medida en que sean valiosas para la comunidad, las respuestas deberían poder compartirse a todos los participantes, preservando la fuente, para que todos se enriquezcan del conocimiento. 

·         Artículos o Lecturas Complementarias: Sí, ya lo sé, para que molestarse en enviar una lectura si nadie las lee? Lo cierto es que siempre existe un porcentaje de participantes que queda muy entusiasmado y desea saber más. Si bien muchas veces las presentaciones contienen bibliografía, suele ser mucho más efectivo enviar, días después del curso, alguna nota o artículo motivador relacionado con lo visto en el curso. Es mucho más efectivo, por otro lado, que el instructor que conoce del tema recomiende una buena lectura a que el participante sólo intente encontrar algo del tema en Internet.

·         Diálogo con el jefe: Este es quizás el punto de mayor relevancia en lograr que cualquier capacitación se traslade al puesto de trabajo, que el jefe directo converse con la persona, sobre sus oportunidades de aplicación y puntos de mejora sobre lo visto en la capacitación. Muchas veces, el jefe directo no habla con su colaborador y esto conspira contra la transferencia al puesto de trabajo, pero esto no es culpa del área de Capacitación, sino de toda la organización.

Igual, como siempre sugiero, debemos ser pragmáticos y pensar, para cada obstáculo una forma de remediarlo.

Consejo: Para ayudar a los jefes a tener el diálogo con su colaborador, ayudémoslo escribiendo un guión del diálogo que deben tener, de cuales son los puntos de los que se trata la capacitación y que podría esperarse del colaborador, para hacer más sencillo el trabajo del jefe y tratar de sumarlo al equipo.

En resumen, antes de decir que no se puede, tenemos muchas ideas que podemos probar en nuestro próximo programa de capacitación. Sólo se trata de usar nuestra creatividad e imaginación!